UIC财务部根据现行教职员工办事遇到的热点问题,特别作成问答形式,以方便教职员查询。下面主要包括借支、报销与付款管理。 

第五章 借支、报销与付款管理

38.问:什么是成本中心(Cost Center)?
  
   答:成本中心是会计核算的具体部门(也是编制财务预算的具体部门),它是归集一个部门在一个会计年度内取得收入和发生的标志。例如 WPEO 和DST 都是成本中心。

39.问:如何办理报销手续?
     
答: 首先,按照"费用报销单(Personal Claim Form)"内容认真填写报销事项;其次,经办人为部门负责人以下,将费用报销单提交部门负责人(院长或预算控制人)审核批;经办人为部门负责人及以上,将费用报销单提交上一级领导审核批准;再次,相关资料交财务部审批,并按授权视情形逐级审批;审批合格后,出纳以转账方式或现金方式支付报销款项。

40.问:报销时,对提供的资料有什么要求?
     
答:资料要求如下:
        A.报销单需用黑色、蓝色钢笔或签字笔填写; 
        B.将费用归类,提供费用支出明细清单(如交通费、住宿费、餐费等);
      C.将费用支出按清单及对应的原始票据分类粘贴在A4纸上;

原始单据包括:发票、合同及协议、报价单、验收报告等;
费用类别及原始单据对应如下:
交通费,应提供车票,并在车票背面注明发生日期、起止地点及乘坐人姓名;
住宿费,应提供住宿发票、酒店住宿明细单及消费明细单,并在发票背面注明发生日期、入住人姓名;
餐费,提供服务业或娱乐业发票,并在发票背面注明发生日期、用餐人员名单;
办公费,提供商品销售发票,并在发票背面注明报销人姓名;
房屋租金,提供《房屋租赁合同》(首次报销)及租房租金发票,并在发票背面注明报销人姓名;
其他费用,要求同上。

41.问:如何办理付款手续?
  
   答:首先,填写"付款申请单(Payment Request Form)" ;其次,经办人为部门负责人以下,将付款申请单提交部门负责人(院长或预算控制人)审核批准;经办人为部门负责人及以上,将付款申请单提交上一级领导审核批准;再次,相关资料交财务部审批,并按授权视情形逐级审批;审批合格后,出纳以转账方式付款。

42.问:付款时,对提供的资料有什么要求?
答:资料要求如下:

  • "付款申请单"需用黑色、蓝色钢笔或签字笔填写;
  • 将发票、合同、协议、报价单、验收报告等原始文件,按照类别整齐地用胶水粘贴在A4纸上(可使用废纸空白面);不允许用订书机和胶布之类装订原始文件,因为国家规定财务类文件需要粘贴成册并保存10年以上。
  • 核对付款账号是否正确,收款人与账号是否相符。

43.问:何种情况下允许以现金付款?什么情况下需要转账付款?
     
答:根据《中华人民共和国现金管理暂行条例》的相关规定,以下情形允许

现金支付:
·根据国家规定发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;
·支付向个人收购农副产品和其他物资的价款;
·出差人员必须随身携带的差旅费;
·结算起点(1000元)以下的零星支出;
·经中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
除以上情形外的,需要以转账形式付款。

44.问:如何办理借款手续? 
  
   答:首先,填写"借款申请单(Cash Advance Form)" ;其次,经办人为部门负责人以下,将借款申请单提交部门负责人(院长或预算控制人)审核批;经办人为部门负责人及以上,将借款申请单提交上一级领导审核批准;再其次,经办人将"借款申请单"交出纳处,查寻有无历史借款,再交 财务经理审批,并视情况逐级审批;审批合格后,到出纳处领款或预约领款。

45.问:借款时,对提供的资料有什么要求?
  
  答:资料要求如下

·出差借款时,需同时提供经审批的"教职工出差申请表";
·外出开会借款时,需同时提供经审批的"员工外出开会申请表";  
·外出培训借款时,需同时提供经审批的"员工外出培训申请表";
·举办活动时,需同时提供经审批的"活动项目经费预算";
·采购物品时,需提供经批准的"物品采购清单";
·其它借款时:需同时注明借款理由或提交申请借款报告。
注:上述申请表请自行复印留底,并于报销时作为附件附上。

46.问:什么时候可以领到借款?
     
答:2000元以下的借支,当日可以领取;2000元以上的借支,先到出纳处预约登记,通常1-3个工作日后提取。

47.问:如何办理部门申请备用金手续?
     
答:·有需要的部门提交申请报告,财务部为其核定备用金额度,部门指定专人负责日常管理;
          ·财务部以申请人名义对借用备用金做挂账处理,每年年末时(当年12月25日),申请人应到财务部办理归还备用金手续;
          ·办理备用金归还手续的同时按实际需要重新申请下一年度部门备用金。
注:申请人在调换工作部门或离职时,应到财务部办理归还备用金手续。

48.问:提交给财务部的原始单据(如发票),要注意哪些问题?
     
答:根据国家的相关法规和为使财务费用有效归集,提交给财务部的原始单据应注意以下问题:
·真实性 
根据《中华人民共和国发票管理办法实施细则》
发票的基本内容应包括:发票的名称、字轨号码、联次及用途,客户名称,开户银行及帐号,商品名称或经营项目,计量单位、数量、单价、大小写金额,开票人,开票日期,开票单位(个人)名称(章)等;
不符合规定的发票是指开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制,或填写项目不齐全,内容不真实,字迹不清楚,没有加盖财务印章或发票专用章,伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票;
发票的抬头必须填写对方付款人的完整名称,如“北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院”

·完整性
根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、在生产经营活动中费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。纳税人应主动向收款方索取发票,作为有效的记账凭证及在税前列支。付款方未按规定取得发票的,相关成本不得在税前扣除。
发票的顾客名称一栏必须填写"北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院",发票背后注明经办人姓名。对于写"北师大,UIC,联合国际学院,部门名称"之类的,均不符合税局的规定,财务部也不接受此类发票。

49.问:目前使用的发票是什么式样?
     
答:发票式样见下:
·国税发票票样
image005.jpg

·地税定额发票票样
image007.jpg

50.问:如何支付房屋租金?
     
答:·人事部核实申请人劳动合同中是否有房租补助,并提供给财务部。
          ·申请人在报销第一次住房补助时,必须同时向财务部提交《房屋租赁合同》副本。
          ·申请人填写"报销申请表(Personal Claim Form)",并提供租房租金发票。
          ·房屋租金需按月申请报销,不得预付。
 注:当月月末报销当月租金,原则上不得预先申请报销或报销逾期3个月以上的租金。

51.问:如何支付勤工俭学费用?
    
 答:勤工俭学费用的支付如下:
·支付标准为8元/小时或15元/小时两类;
·用工前,填写勤工俭学申请表,提交部门领导(院长或预算控制人)审核批准;
·用工后,凭已批准的《勤工俭学申请表》及《付款申请表》,申请支付勤工俭学费用。
注:具体请登录财务部网站,查阅"制度及流程"下《学生勤工俭学及劳务费支付管理办法》。