由于学生组织活动经费有限,以求经费支出有度,各学生组织必须精打细算,节约开支,审批报销必须符合UIC的请款及报销程序。

  1. 实行预算制,即所有活动资金申请必须提交活动计划及财政预算。财政预算必须于活动举办的20个工作日前交至学生事务处。
  2. 所有提交的财政预算都必须经过审批,学生事务处会于10个工作日内将审批情况反馈给申请者。
  3. 申请者可以在提交原方案后3个工作日内提出修改方案或者重新提出申请,超过3个工作日不提出修改方案的,一律按初次学生事务处审批为准。
  4. 学生费用的报销一律按该学生组织向学生事务处提交的预算报销,并且严格按照预算中的每项物品进行报销,每项物品都不得超出预算金额,超出预算金额的部分由申请组织自己承担。
  5. 各个学生组织的经费使用必须遵守学校的财务制度。凡学生组织预算购买的物品当中的某一类物品总价超过500元的,学生组织必须提交至少3家有关产品公司的报价单至学生事务处,待学生事务处同意批准后,方可在学生事务处同意的公司购买该产品。同时学生组织必须提前5个工作日告知学生事务处购买产品的价格以及付款时间,学生组织必须要求该公司送货到校,除特殊情况或经学生事务处事前批准,只能由学校职员现场支付有关费用,学生不得代为支付有关费用。
  6. 原则上学生事务处不事先预支学生组织全部获批的活动经费,如所需经费较多,经学生事务处处长批准后可向学生组织预支部分资金,原则上,每次预支总额不得超过1000元。学生组织每次必须先将预支部分金额报销后,才允许下一次资金申请或者资金预支。
  7. 所有采购(包括实物和服务)原则上须取得发票。单一项目报销金额低于300元的如未能提供发票的,亦需提供标有公司盖章的并且与预算项目内容相同的收据或购货凭证。单一报销项目高于300元的,只接受正式发票(收据不予报销,各学生组织必须注意发票和收据的区别),发票必须符合以下要求:
    1. 发票上必须盖有国家税务局监制章和收款单位财务专用章(或发票转用章)
    2. 发票客户名只能写"北京师范大学-香港浸会大学 联合国际学院";(拒绝UIC,联合国际学院,UIC学生会干事会, XX专业学会,XX社团等)
    3. 商品名为实际购买物品名称;(但不能写食品、礼品、办公用品、体育用品、药品等具有笼统概念的名词)
    4. 背面要注明:学生组织名称,活动名称,资金用途,最后还要该学生组织内部包括经办人,财务干事以及社长三人以上签字。
    5. 无正当开销理由的发票,不予报销。
  8. 活动结束后凭学生事务处处长签字的活动计划书、发票、活动通告以及活动总结报告到学生事务处报销,所有报销事项必须在活动结束后10个工作日内完成。(注:超过预算部分由各学生组织自行解决;清单、收据、过期发票<以批预算时间为准>均不报销)

附:本办法解释权归联合国际学院学生事务处

 

UIC学生事务处
2009-8-19